Lebensmittelkontrolle: Was die Behörde sehen will

Eine Lebensmittelkontrolle kommt in der Regel ohne Ankündigung. Dann zählt nicht nur, wie sauber die Küche an diesem Tag aussieht. Die Kontrolleure wollen sehen, ob Ihr Betrieb seine Eigenkontrolle im Griff hat: Werden Temperaturen gemessen? Werden Abweichungen behandelt? Sind Schulungen nachgewiesen? Dieser Ratgeber erklärt, wer in Österreich und Deutschland kontrolliert, welche Unterlagen typischerweise verlangt werden und wie Sie sich vorbereiten. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich sind Ihr eigenes HACCP-Konzept und die Vorgaben Ihrer zuständigen Behörde.

Wer kontrolliert in Österreich und Deutschland?

Die Grundlage ist in beiden Ländern gleich. Die EU-Kontrollverordnung (EU) 2017/625 verpflichtet die Behörden, alle Lebensmittelunternehmer regelmäßig, risikobasiert und mit angemessener Häufigkeit zu kontrollieren. Wie das organisiert ist, regelt jedes Land selbst.

Österreich

Die Lebensmittelkontrolle koordiniert das Gesundheitsministerium. Die eigentliche Überwachung ist den Bundesländern übertragen. Die Lebensmittelaufsicht der Länder kontrolliert die Betriebe vor Ort und zieht Proben, auch in der Gastronomie. Analysiert werden die Proben von der AGES und den Untersuchungsanstalten der Länder Kärnten und Vorarlberg. Laut AGES sind das rund 30.000 Lebensmittelproben pro Jahr. Ein jährlicher, risikobasierter Kontroll- und Revisionsplan legt fest, welche Betriebe und Lebensmittel geprüft werden.

Deutschland

Die Lebensmittelüberwachung ist Aufgabe der Bundesländer. Vor Ort kontrollieren die Behörden der Landkreise und kreisfreien Städte. Das Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL) koordiniert die Programme der Länder, wertet Daten aus und veröffentlicht Berichte. Wie oft ein Betrieb kontrolliert wird, richtet sich nach der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift Rahmen-Überwachung (AVV RÜb).

Wie oft wird kontrolliert und kommt die Behörde unangemeldet?

Die Häufigkeit hängt vom Risiko ab. In Deutschland wird jeder Betrieb nach der AVV RÜb in eine Risikoklasse eingestuft. Die Spanne reicht von arbeitstäglichen Kontrollen in der höchsten Klasse bis zu einer Regelkontrolle etwa alle drei Jahre bei geringem Risiko. Laut BVL werden Betriebe, die schon einmal auffällig waren, häufiger kontrolliert. Bei Beschwerden oder Hinweisen auf Mängel gibt es zusätzlich außerplanmäßige Kontrollen. In Österreich steuert der risikobasierte Kontroll- und Revisionsplan, welche Betriebe besucht werden.

Für beide Länder gilt Art. 9 Abs. 4 der Verordnung (EU) 2017/625: Amtliche Kontrollen erfolgen ohne Vorankündigung. Eine Ankündigung ist nur zulässig, wenn sie begründet und für die Kontrolle notwendig ist. Rechnen Sie also damit, dass die Kontrolle mitten im laufenden Betrieb stattfindet.

Welche Unterlagen die Behörde typischerweise sehen will

Nach Art. 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 muss jeder Lebensmittelunternehmer ein Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen einrichten. Auf Verlangen muss er der Behörde nachweisen, dass er es anwendet. Dokumente und Aufzeichnungen müssen aktuell sein und zur Art und Größe des Betriebs passen. In der Praxis fragen Kontrolleure vor allem nach diesen Nachweisen:

Das Merkblatt des Rhein-Kreises Neuss zeigt, wie konkret die Erwartungen sind. Es nennt unter anderem eine Beschreibung der Betriebsabläufe, eine Gefahrenanalyse, die zu den tatsächlichen Prozessen passt, und eine dokumentierte Schädlingskontrolle. Die WKO-Unterlage „Hygiene im Gastgewerbe“ betont für Österreich, dass vollständige Eigenkontrollaufzeichnungen bei einer Kontrolle Ihre Sorgfalt belegen.

Worauf Kontrolleure im Betrieb achten

Papier allein überzeugt nicht. Kontrolleure vergleichen die Aufzeichnungen mit dem, was sie sehen. Typische Fragen sind:

• Stimmt die angezeigte Temperatur am Kühlgerät mit den Einträgen der letzten Tage überein?
• Gibt es bei Abweichungen eine Maßnahme und eine Nachkontrolle, oder nur einen notierten Wert?
• Wissen die Mitarbeiter, was sie bei einem zu hohen Wert tun müssen?
• Passt die Gefahrenanalyse noch zur Speisekarte und zu den Abläufen?
• Sind Reinigungsplan und tatsächlicher Zustand der Küche stimmig?

Lückenlose Listen mit immer gleichen Werten wirken weniger glaubwürdig als ehrliche Aufzeichnungen, in denen Abweichungen erkannt und sauber behandelt wurden.

Was nach der Kontrolle passiert

Das Ergebnis hängt davon ab, was die Behörde vorfindet. Bei kleinen Mängeln bleibt es oft bei einer Beratung. Bei Verstößen setzt die Behörde in der Regel eine Frist zur Behebung und kontrolliert danach erneut. Die WKO beschreibt das etwa für fehlende Allergeninformation: Üblich ist zunächst ein Auftrag zur Mängelbehebung mit Frist.

In Österreich kann die Behörde laut AGES bei ernsten Verstößen den Verkauf von Produkten beschränken oder verbieten, die Nutzung von Räumen untersagen oder den Betrieb schließen. Parallel kann sie Anzeige erstatten. In Deutschland reichen die Mittel laut BVL je nach Schwere von Beratung und Verwarnung über Bußgelder bis zu Strafverfahren.

Zu den Kosten: Nach Art. 79 Abs. 2 lit. c der Verordnung (EU) 2017/625 müssen die Behörden Gebühren für Kontrollen erheben, die ursprünglich nicht geplant waren und wegen eines festgestellten Verstoßes desselben Unternehmers nötig werden. Das betrifft typischerweise Nachkontrollen. Die Höhe richtet sich nach den nationalen Gebührenregeln, in Deutschland nach dem jeweiligen Landesrecht.

Checkliste: bereit für die Kontrolle

• HACCP-Konzept mit Gefahrenanalyse liegt griffbereit und passt zu den aktuellen Abläufen.
• Temperaturaufzeichnungen sind vollständig, auch für Wochenenden und Feiertage mit Betrieb.
• Jede Abweichung hat eine dokumentierte Korrekturmaßnahme und ein Ergebnis der Nachmessung.
• Reinigungs- und Desinfektionsplan ist aktuell, die Durchführung ist abgezeichnet.
• Schulungsnachweise und, in Deutschland, Belehrungen nach § 43 IfSG sind vorhanden.
• Schädlingskontrollen und Berichte des Dienstleisters sind abgelegt.
• Wareneingangskontrollen sind nachvollziehbar, Lieferscheine sind auffindbar.
• Allergendokumentation ist für alle Gerichte aktuell, auch für Tagesgerichte.
• Thermometer funktionieren und werden regelmäßig überprüft.
• Jede Schicht weiß, wo die Unterlagen liegen und wer Auskunft geben kann.

Fazit

Eine Kontrolle ist dann entspannt, wenn die Eigenkontrolle jeden Tag funktioniert und nicht erst am Vortag nachgetragen wird. Ein digitales System wie Kernwert hilft dabei: Mitarbeiter scannen den QR-Sticker am Gerät, sehen sofort Grün oder Rot, müssen bei Abweichungen eine Korrekturmaßnahme eintragen, und der Prüfordner für die Behörde steht auf Knopfdruck bereit.

Häufige Fragen

Kündigt die Behörde eine Lebensmittelkontrolle vorher an?

In der Regel nicht. Nach Art. 9 Abs. 4 der Verordnung (EU) 2017/625 erfolgen amtliche Kontrollen ohne Vorankündigung, außer eine Ankündigung ist begründet und für die Kontrolle notwendig. Das gilt in Österreich und Deutschland.

Reichen handschriftliche Listen für die Eigenkontrolle?

Die EU schreibt kein bestimmtes Format vor. Die Aufzeichnungen müssen aber vollständig, aktuell und zur Größe des Betriebs passend sein. Ob Papier oder digital: Entscheidend ist, dass Werte, Abweichungen und Maßnahmen nachvollziehbar sind und bei der Kontrolle vorliegen.

Wie lange muss ich Aufzeichnungen aufbewahren?

Eine einheitliche Frist für alle Unterlagen gibt es nicht. Die WKO nennt für Schulungsnachweise mindestens drei Jahre. Legen Sie die Fristen in Ihrem HACCP-Konzept fest und klären Sie im Zweifel mit Ihrer zuständigen Behörde, was sie erwartet.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung und keine betriebsindividuelle HACCP-Analyse. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Vorschriften und die Vorgaben Ihrer zuständigen Behörde.